Zo verbeter je de klantbeleving met moderne technologie

Juli 2025

In de huidige tijd waarin klanten snelle, directe en persoonlijke service verwachten, is een goede bereikbaarheid geen luxe, maar een basisvoorwaarde. Of klanten nu bellen, mailen of chatten, ze willen altijd vlug en efficiënt geholpen worden. In dit blog lees je hoe moderne communicatieoplossingen zorgen voor een betere klantbeleving én hoe jouw organisatie daar direct van profiteert.

Wat is klantbeleving precies, en waarom begint het bij communicatie?

Klantbeleving is het totaalbeeld dat een klant vormt over jouw bedrijf op basis van alle contactmomenten. Of het nu gaat om een telefoongesprek met een medewerker, een email of om een live chat: elk contactmoment draagt bij aan het totaalplaatje. 

Het eerste contactmoment, vaak via de telefoon, is bepalend. Wordt er snel opgenomen? Komt de klant direct bij de juiste persoon terecht? Moet men steeds opnieuw zijn of haar verhaal doen? Deze, op het eerste oog kleine, momenten maken echter een wereld van verschil. Een positieve ervaring zorgt voor vertrouwen, loyaliteit en dus herhaalaankopen. Een negatieve ervaring kan daarentegen zomaar leiden tot het verlies van een klant.

Waarom goede bereikbaarheid essentieel is voor klanttevredenheid

Moderne klanten zijn veeleisend. Ze willen snel en goed geholpen worden op een manier die bij hen past. Dus via het door hen gekozen kanaal en op het moment dat het hen uitkomt. Organisaties die dit mogelijk maken bouwen duurzame klantrelaties op.

Met de juiste communicatietechnologie ben je altijd optimaal bereikbaar, ongeacht locatie, tijdstip of kanaal. Door communicatiekanalen zoals mail, chat of video te koppelen, werk je efficiënter en voorkom je dat klantvragen tussen wal en schip vallen. En dat zorgt voor rust, structuur en tevreden klanten.

Vier manieren waarop moderne communicatieoplossingen klantcontact verbeteren

1. Cloudtelefonie: bereikbaarheid via één centrale omgeving. Met cloudtelefonie werk je niet langer met een fysieke telefooncentrale, maar via een online omgeving en dit resulteert in meer flexibiliteit en schaalbaarheid. Meerdere vestigingen kunnen hetzelfde platform gebruiken en medewerkers zijn bereikbaar via een vaste toestellen, mobiel of laptops, zolang ze maar internettoegang hebben. Daarnaast is het beheer een stuk overzichtelijker.

 2. Unified Communications (UC): bellen, chatten en (video)bellen in één systeem. UC oplossingen zoals 3CX combineren meerdere manieren van communicatie in één platform. Telefonie, chat, (video)bellen en sociale media lopen alle via één interface. Zo zie je geen berichten over het hoofd, kun je sneller schakelen en werk je efficiënter samen.

3. CRM-koppeling: klantinformatie direct op je scherm. Koppel je telefooncentrale aan je CRM, bijvoorbeeld met Bubble van Red Cactus, en je ziet bij een inkomende oproep direct de klantgegevens. Zo weet je wie er belt, wat er eerder is besproken en welke afspraken er staan. Klanten hoeven hun verhaal hierdoor niet nog een keer te doen en kunnen sneller of direct geholpen worden.

4. Slimme routering, ook buiten kantoortijden. Met functionaliteiten als keuzemenu’s en doorschakelingen zorg je dat gesprekken altijd op de juiste plek terechtkomen. Ook buiten kantooruren blijf je bereikbaar voor storingen of spoedgevallen. Zo laat je zien dat je er altijd bent als het ertoe doet.

Voorkom ruis met multichannel consistentie

Veel klanten gebruiken meerdere kanalen door elkaar. Ze bellen, mailen en sturen later nog een chatbericht. Als al die communicatie willekeurig wordt gebruikt en verspreid raakt over meerdere systemen, ontstaat er verwarring. En niet alleen voor de klant maar ook voor jouw team.

Door dit goed te integreren zorg je dat alle communicatie centraal wordt opgeslagen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers overal toegang tot dezelfde informatie hebben. Zo voorkom je dubbele vragen, misverstanden en vertraging en klanten ervaren één soepele en consistente dienstverlening.

De voordelen van moderne en slimme communicatietechnologieën op een rij

Een professionele communicatiestructuur heeft direct een positieve impact op de klantbeleving én bedrijfsvoering. Dit levert je het volgende op:

• Snellere afhandeling van klantvragen;

• Minder herhaling en frustratie voor klanten;

• Betere interne samenwerking tussen afdelingen;

• Meer klantloyaliteit en herhaalaankopen;

• Efficiënter gebruik van tijd en middelen;

• Professionele uitstraling naar buiten toe.

Met andere woorden: investeren in slimme telecomoplossingen betaalt zich direct én op de lange termijn uit.

Waar begin je met het verbeteren van je communicatie?

Elke organisatie is anders. Daarom begint een effectieve communicatiestrategie met inzicht in je huidige situatie. Stel jezelf deze vragen:

• Via welke kanalen heb je nu contact met klanten?

• Waar lopen klanten en collega’s regelmatig tegenaan?

• Zijn er groeiplannen, hybride werkvormen of meerdere locaties die invloed hebben op bereikbaarheid?

• Welke tools gebruik je momenteel al? Zijn er integratiekansen?

Door in kaart te brengen waar je nu staat, kan je snel ontdekken wat je kunt verbeteren. En op basis daarvan kun je gericht kiezen voor een oplossing die bij je organisatie past, zowel technisch als strategisch.

Laat je adviseren door een specialist in telecom én klantbeleving

Goede communicatieoplossingen draaien niet alleen om techniek. Het gaat ook om processen, klanttevredenheid en werkplezier. Laat je daarom adviseren door een specialist die begrijpt hoe bereikbaarheid en klantbeleving samenkomen.

Klaar om jouw bereikbaarheid te verbeteren?

Met moderne, slimme en geïntegreerde communicatie zorg je voor overzicht, snelheid en een persoonlijke aanpak. Zo maak je van ieder contactmoment een positieve ervaring. En dat merken je klanten.

Benieuwd hoe jouw organisatie slimmer bereikbaar kan zijn? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende intake. We denken graag met je mee.