Wat houdt de functie van Office Manager exact in?

Office Manager (16-24 uur)

Als Office Manager bij KeenSystems speel je een centrale rol in onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de financiële administratie, het aansturen en assisteren van onze administratief medewerkster en het ondersteunen van procedures rondom ISO-certificering en documentbeheer. Je neemt graag initiatief en bent doortastend. Bij het implementeren en/of opvolgen van (nieuwe) procedures weet je anderen te overtuigen en ervoor te zorgen dat iedereen op tijd zijn of haar bijdrage levert. Daarnaast zorg je ervoor dat onze facilitaire zaken op orde zijn en creëer je een efficiënte werkomgeving waarin iedereen optimaal kan werken.

Wat je gaat doen:

In deze veelzijdige functie werk je nauw samen met collega’s en draag je bij aan de dagelijkse gang van zaken binnen onze organisatie. Een greep uit jouw takenpakket:

• Financiële administratie: Verwerken van bankzaken (incasso’s, salarisbetalingen, belastingen), versturen en opvolgen van betalingsherinneringen en sommaties en het verzorgen van periodieke rapportages;
• Aansturen en ondersteunen: Begeleiden en ondersteunen van onze administratief medewerker om een soepele samenwerking en efficiënte uitvoering van de administratie te waarborgen;
• HR-ondersteuning: Personeelsadministratie, waaronder contractbeheer, verlofregistratie en het bijhouden van salarismutaties;
• Procesbeheer: Opzetten, beheren en optimaliseren van interne procedures, zoals documentatie rondom ISO-certificering en AVG-compliance;
• Facilitaire zaken: Beheren van kantoorvoorzieningen en coördineren van praktische zaken zoals onderhoud en leverancierscontracten.

Wij zoeken jou als je:

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding hebt in (bedrijfs)administratie, bedrijfskunde, financiële administratie of een vergelijkbaar vakgebied;
• Werkt en denkt op hbo-niveau;
• Ervaring hebt met financiële administratie en/of HR en/of procesbeheer;
• Nauwkeurig, proactief en oplossingsgericht bent;
• Goede communicatieve vaardigheden hebt, zowel in het Nederlands als Engels;
• Ervaring hebt met boekhoudprogramma’s (zoals Exact) en online bankieren;
• Discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en processen zorgvuldig documenteert;
• Affiniteit of ervaring hebt met ISO-certificering en AVG-compliance, of bereid bent je hierin te verdiepen;
• Zelfstandig kunt werken, maar ook goed functioneert in een klein, informeel team.

Wij bieden je:

• Een veelzijdige functie waarin je financiële administratie, HR, procesbeheer en facilitaire zaken combineert;
• De mogelijkheid om je functie zelf mee vorm te geven;
• Flexibele werktijden. We begrijpen dat werk belangrijk is, maar dat een goede werk-privébalans nog belangrijker is. Daarom bieden we de mogelijkheid om te werken tijdens schooltijden of volgens een flexibel ritme dat goed past bij jouw persoonlijke situatie;
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen;
• Een informele werksfeer in een klein team waarin samenwerken en initiatief wordt gewaardeerd;
• Een passend salaris, afhankelijk van je ervaring.

Dat klinkt goed, hoe kan ik reageren?

Ben je enthousiast geworden en denk je dat jij de Office Manager bent die we zoeken? Mail dan je CV en motivatie naar info@keensystems.eu, t.a.v. Steven Lam.
Heb je vragen over deze vacature? Ook dan kun je mailen naar info@keensystems.eu of bel ons op 0800-5050.

Recruiters, wervingsbureaus en dergelijke opgelet: wij willen deze vacature graag zelf invullen. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt dan ook niet op prijs gesteld.