Oplevering: opletten om te voorkomen dat het misgaat!

Maart 2022

Oplevering van telefonie en UC-oplossingen: waar dien je op te letten om te voorkomen dat het misgaat?

De oplevering van jouw telefonie en Unified Communications-oplossing bij je klant is een belangrijk moment. Toch kun je als IT- of Telecom Partner tegen problemen aanlopen die je had kunnen voorkomen. In deze blog lees je de meest voorkomende oorzaken van een niet goed werkende oplossing na oplevering, en wat je kunt doen om dit te voorkomen.

Geen (juiste) inventarisatie voorafgaand aan de oplevering

Eén van de grootste valkuilen bij de oplevering van Cloud Telefonie-oplossingen is het ontbreken van een juiste inventarisatie vooraf. Iets waar vaak te weinig aandacht voor is, is de apparatuur. Onder het mom ‘men is er nu eenmaal aan gewend’ wordt bepaalde apparatuur, bijvoorbeeld bureautelefoons, behouden waarbij niet vooraf gecheckt is of de (verouderde) apparaten wel ondersteund worden door het nieuwe telefonieplatform. Ook zien we soms dat er gekozen wordt voor toestellen die minder gebruiksvriendelijk zijn, enkel om kosten te besparen. Uiteraard is het verstandig om op te kosten te letten, maar bespaar niet op de verkeerde dingen. 

Opvallend is dat er bij de grotere projecten vaak wel voldoende aandacht wordt besteed aan een uitgebreide inventarisatie en voorbereiding. Bij kleine projecten daarentegen worden vaak dingen over het hoofd gezien en wordt een oplossing, nadat deze verkocht wordt, direct bij de eindklant geïnstalleerd zonder grondige voorbereiding. Een sector waar het regelmatig fout gaat is de gezondheidszorg, zoals bij huisartsen, tandartsen of dierenartspraktijken. Dit zijn omgevingen met relatief weinig toestellen (2 tot 10) en daardoor wordt er vooraf vaak onvoldoende geïnformeerd naar de wensen en eisen en wordt er dus geen rekening gehouden met het feit dat ze verschillende schakelingen en keuzemogelijkheden willen hebben, of een flexibele oplossing voor het doorschakelen naar een dienstdoende arts in het weekend. Als dat niet goed is geïnventariseerd, is de kans groot dat het project niet juist opgeleverd wordt.

Een juiste inventarisatie vooraf is het halve werk

Het klinkt wellicht overdreven maar toch wordt dit nog te vaak nagelaten: breng altijd de wensen, eisen en verwachtingen van je klant goed in kaart. Denk hierbij aan het aantal toestellen en aan een namenlijst met interne (toestel)nummers, e-mailadressen en externe nummers. Maar vergeet zeker ook eventuele doorschakelingen en extra schakelstanden voor tijdens de lunch of tijdens avonduren niet. Een nieuw platform betekent soms ook een nieuwe werkwijze en hiervoor heeft de klant training nodig. Neem deze dus ook mee.

In sommige gevallen heeft de klant nog een oude intercom of analoge apparatuur in gebruik. Controleer bij de overstap naar een nieuw platform altijd of de hardware ondersteund wordt door het nieuwe telefonieplatform. Kies je voor nieuwe hardware, let er dan op dat deze gangbaar en gebruiksvriendelijk is. Er zijn hiervoor een aantal prima en betaalbare oplossingen in de markt te vinden. 

Soms zijn er vanuit de klant complexe wensen. Probeer in zo’n geval altijd een eenvoudig alternatief aan te bieden en beargumenteer waarom een minder complexe programmering een beter idee kan zijn. Een complexe programmering vergt namelijk veel tijd, wordt snel onoverzichtelijk én is foutgevoelig. Ook omdat je vaak afhankelijk bent van één persoon voor de programmering van een omgeving. Bied daarom altijd het eenvoudigere alternatief aan. Misschien gaat de klant hiermee niet direct akkoord maar na eventuele problemen kun je het opnieuw aanhalen zonder dat hij vraagt waarom je dit niet direct hebt voorgesteld.

Als laatste geven we je als tip om een standaard te zoeken in hetgeen je aanbiedt aan producten, diensten en oplossingen. Op die manier kun je nieuwe medewerkers sneller trainen en is de overdracht en opleiding een stuk gemakkelijker.

Een instabiele, of te trage, internetverbinding

Het verschil tussen een in de cloud gehoste en een on-premise oplossing is tegenwoordig erg klein. Een belangrijk verschil echter is dat wanneer je oplossing in de cloud gehost wordt en de internetverbinding wegvalt, alle toestellen offline gaan en dus ook interne communicatie niet meer mogelijk is. Valt de internetverbinding weg bij een on-premise omgeving dan blijven de toestellen geregistreerd en is interne communicatie nog wel mogelijk. Communicatie van en naar buiten is in beide gevallen niet meer mogelijk.

Hoe je het ook wendt of keert, zowel een cloud als een on-premise oplossing zijn sterk afhankelijk van een goed functionerend netwerk en een stabiele internetverbinding. Factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op je interne netwerk en dus ook op je oplossing zijn zaken als slechte bekabeling, dubbele IP-adressen maar bijvoorbeeld ook stroomstoringen. Kijk bij de internetverbinding altijd of er voldoende bandbreedte is voor zowel het internetverbruik als telefonie of kies voor gescheiden verbindingen. Zorg ook voor een voldoende stabiele (xDSL) verbinding om andere problemen, zoals bijvoorbeeld packet loss, te voorkomen.

Beheer bij voorkeur zelf de internetverbinding

Kies bij voorkeur voor een separate internetverbinding voor telefonie. Hiermee sluit je uit dat andere applicaties/gebruikers alle bandbreedte kunnen verbruiken op de internetverbinding. Maak bij voorkeur ook gebruik van eigen switches of een separaat vlan voor telefonie. Beheer daarnaast zelf de DHCP scope en zorg ervoor dat apparatuur met een vast IP-adres buiten deze scope vallen.

Wanneer het bovenstaande echter niet mogelijk is, maak dan vooraf duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is en zorg ervoor dat eventueel extra werk op nacalculatie gefactureerd kan worden. Wees vooraf duidelijk wat wel en niet binnen de scope van het project valt en wat extra werk of extra ondersteuning kost. Zo voorkom je onduidelijkheid achteraf. Dit is namelijk ook één van de dingen die in onze ervaring succesvolle Partners altijd doen. Meer informatie daarover lees je in onze blog.

De laatste tip: is het de eerste keer dat je het nieuwe platform bij een klant gaat installeren? Vertel dit dan vooraf aan je klant. Hiermee geef je jezelf wat rust (waardoor je minder snel fouten maakt) en als er zaken zijn die niet direct goed gaan dan is daar begrip voor bij de klant. 

Download de Nooit-Meer-Storing Checklist!

Om de kans op storing te minimaliseren, hebben wij de Nooit-Meer-Storing Checklist opgesteld. Met behulp van deze checklist zorg jij ervoor dat jouw telefonie-oplossing altijd blijft draaien. Benieuwd naar de Nooit-Meer-Storing Checklist? Download hem hier!