Zonder last naar een nieuwe provider: hoe doe je dat?

Maart 2022 | Laatste update: Juli 2026

Met je klantenbase over naar een nieuwe telecomprovider: hoe doe je dat zonder dat je klanten er last van hebben?

Een overstap naar een nieuwe telecomprovider is geen beslissing die je zomaar neemt. Misschien ervaar je regelmatig storingen, laat de ondersteuning te wensen over of sluit het platform niet langer aan op de wensen van jouw organisatie of klanten. Ook kan het zijn dat je op zoek bent naar meer flexibiliteit, betere ondersteuning of functionaliteiten die jouw huidige provider niet biedt.

Welke reden je ook hebt om over te stappen, één ding staat voorop: je wilt dat jouw klanten hier zo min mogelijk van merken. Een soepele migratie voorkomt onnodige downtime, behoudt het vertrouwen van je klanten en zorgt ervoor dat je professioneel voor de dag komt.

Een succesvolle migratie begint daarom niet op de dag van de overstap, maar al weken of zelfs maanden eerder. Met de juiste voorbereiding, duidelijke communicatie en een gefaseerde aanpak houd je controle over het proces en beperk je de risico’s.

In dit blog delen we praktische tips waarmee je jouw klanten zonder zorgen migreert naar een nieuwe telecomprovider.

1. Zorg voor een goede voorbereiding

De uitspraak “een goede voorbereiding is het halve werk” gaat in een migratie zeker op. Een overstap raakt vaak meerdere onderdelen van de IT-omgeving. Denk aan telefonie, CRM-koppelingen, netwerken, toestellen en de dagelijkse bereikbaarheid van de klant. Juist daarom is een goede voorbereiding essentieel. Breng vooraf alle afhankelijkheden in kaart, maak duidelijke afspraken en stel een realistische planning op.

Leg ook vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Welke werkzaamheden voer jij uit, wat doet de nieuwe provider en wanneer moet de klant beschikbaar zijn? Door dit vooraf af te stemmen, voorkom je verrassingen tijdens de migratie.

2. Zet niet direct de volledige base over

De accountmanager van je nieuwe telecomprovider wilt waarschijnlijk het liefst dat je in één keer met je volledige klantenbase overstapt. Toch is een gefaseerde migratie in vrijwel alle gevallen de verstandigste keuze. Zo beperk je risico’s en kun je eventuele aandachtspunten oplossen voordat je de volgende klanten migreert.

Begin daarom met een Proof of Concept (PoC). Hierbij migreer je eerst één klant of een kleine groep klanten naar het nieuwe telefonieplatform. Kies bij voorkeur klanten waarmee je een goede relatie hebt en die openstaan voor een pilot.

Informeer hen vooraf over waarom je voor een nieuwe provider hebt gekozen. Wees ook duidelijk over de planning en de werkzaamheden. Zo creëer je begrip én krijg je waardevolle feedback.

Verloopt de PoC succesvol? Dan kun je de opgedane ervaringen gebruiken om de rest van de migraties nog efficiënter uit te voeren. Eventuele kinderziektes ontdek je zo al in een vroeg stadium, waardoor je verrassingen tijdens de rest van de uitrol kunt voorkomen.

3. Maak een back-up

Nadat je de eerste klanten hebt geselecteerd, ga je verder met de voorbereiding. Begin met het maken van een back-up van de bestaande centrale. Controleer ook direct of deze back-up volledig én terug te zetten is. Een back-up waarmee je niets kunt herstellen, biedt immers weinig zekerheid.

In deze back-up sla je alle klantgegevens, configuraties en instellingen op. Zorg dat je deze back-up opslaat op een locatie waar je altijd bij kunt, onafhankelijk van je huidige centrale.

Controleer daarnaast of je belangrijke instellingen, zoals belplannen, IVR-menu’s, wachtrijen, openingstijden en voicemailinstellingen, correct zijn vastgelegd. Hoe completer je voorbereiding, hoe kleiner de kans op onverwachte problemen.

4. Informeer je klanten

Neem je klanten goed mee in het migratietraject. Informeer hen tijdig over de planning, de werkzaamheden en de mogelijke impact.

Vertel niet alleen wat er gaat gebeuren, maar vooral waarom je overstapt. Leg uit wat de nieuwe oplossing voor de klant oplevert, zoals meer stabiliteit, betere ondersteuning, nieuwe functionaliteiten of een toekomstbestendigere telefonieomgeving. Wanneer klanten begrijpen waarom je deze keuze maakt, ontstaat er meer draagvlak.

Communiceer daarnaast ook duidelijk wat klanten kunnen verwachten op de dag van de migratie. Denk aan eventuele korte onderbrekingen, geef aan wie de contactpersoon is voor vragen en bevestig zodra alles succesvol is afgerond. Heldere communicatie voorkomt onnodige onrust.

5. Plan de overstap zorgvuldig in

Vraag vervolgens een porteringsdatum aan. Let goed op dat de datum en het tijdstip zowel voor de provider als de klant op een gunstig moment ingepland worden. Kies bij voorkeur een moment waarop de impact op de bedrijfsvoering zo klein mogelijk is. Zorg er tegelijkertijd voor dat jouw engineers én de supportafdeling van de provider volledig beschikbaar zijn wanneer zich een onverwachte situatie voordoet.

Een migratie midden in de nacht lijkt voor de klant natuurlijk ideaal, maar kan je provider dan wel de nodige ondersteuning bieden mocht er iets misgaan?

Wil een klant de overstap toch op een minder gunstig tijdstip uitvoeren, zoals op een vrijdagavond? Bespreek dit dan vooraf met je provider en leg vast welke ondersteuning beschikbaar is en welke eventuele kosten hieraan verbonden zijn. In de meeste gevallen is een moment net voor of na kantoortijd, of tijdens de lunchpauze, het meest geschikt.

6. Doe zoveel mogelijk voorbereidend werk vooraf

Voer alle werkzaamheden die vooraf kunnen worden uitgevoerd, ook daadwerkelijk vooraf uit. Denk aan het configureren van de nieuwe centrale, het provisionen van de toestellen en het voorbereiden van koppelingen met CRM- of ERP-systemen. Controleer daarnaast of alle internetverbindingen, VLAN-instellingen, firewalls en QoS-configuraties correct zijn ingericht. Door deze technische controles vooraf uit te voeren, voorkom je dat je tijdens de migratie onverwacht tegen netwerkproblemen aanloopt.

Voordat je daadwerkelijk gaat migreren, is het verstandig om de nieuwe omgeving uitgebreid te testen. Controleer onder andere de inkomende en uitgaande gesprekken, wachtrijen, keuzemenu’s, voicemail, koppelingen, doorschakelingen en eventuele mobiele apps.

Hoe meer werkzaamheden je vooraf afrondt en test, hoe korter de daadwerkelijke onderbreking voor de eindgebruiker zal zijn.

7. Schakel belangrijke nummers tijdelijk door

Zelfs met een goede voorbereiding kan een klant tijdens de migratie tijdelijk minder goed bereikbaar zijn. Beperk de impact door belangrijke telefoonnummers tijdelijk door te schakelen naar mobiele nummers of een alternatieve locatie.

Bepaal vooraf samen met de klant welke telefoonnummers bedrijfskritisch zijn en stem af hoe deze tijdens de migratie bereikbaar blijven. Denk bijvoorbeeld aan het algemene bedrijfsnummer, storingsnummers of de telefoonnummers van de servicedesk. Zo blijven belangrijke gesprekken binnenkomen als de vaste telefonie tijdelijk niet beschikbaar is.

8. Train de gebruikers en plan nazorg

Zodra de migratie technisch is afgerond, is het traject nog niet klaar. Een nieuw systeem betekent vaak ook een andere manier van werken. Zorg daarom dat gebruikers weten hoe de nieuwe omgeving werkt.

Train in ieder geval de belangrijkste gebruikers binnen de organisatie, zoals de telefonist(e), IT-medewerkers en andere key users. Je kunt hierbij het train-de-trainer-principe toepassen: je traint één of meerdere sleutelfiguren uitgebreid, waarna zij hun collega’s kunnen ondersteunen en instrueren.

Plan daarnaast een evaluatiemoment in, bijvoorbeeld vier tot zes weken na de migratie. Bespreek de ervaringen, beantwoord eventuele vragen en controleer of alles nog naar wens functioneert. Zo laat je zien dat de migratie niet stopt zodra de techniek werkt, maar dat de gebruikers echt centraal staan.

Conclusie: een succesvolle migratie begint met een goede voorbereiding

Een overstap naar een nieuwe telecomprovider hoeft geen ingewikkeld of risicovol traject te zijn, zolang je deze zorgvuldig voorbereidt en gefaseerd uitvoert.

Begin met een Proof of Concept, maak duidelijke afspraken en test de nieuwe omgeving uitgebreid. Informeer klanten op tijd, zorg dat belangrijke nummers bereikbaar blijven en besteed ook na de technische overstap aandacht aan de gebruikers en nazorg.

Is de PoC succesvol verlopen? Wacht dan een korte periode, verzamel ervaringen en controleer de stabiliteit van de verbinding. Migreer vervolgens de rest van je klantenbase in overzichtelijke stappen. Evalueer iedere migratie en stuur het proces bij waar dat nodig is. Zo bouw je stap voor stap aan een stabiele uitrol en behoud je het vertrouwen van zowel je klanten als je eigen organisatie.

Heb je hulp nodig bij het succesvol uitvoeren van een migratie? Ga in gesprek met onze engineers. Zij helpen je graag verder!